Uvediem príklad, ako by to mohlo byť, ak by si všetci osvojili strategický cieľ - efektívna štátna správa. Ak sa pýtate, čo s tými, ktorí si strategický cieľ neosvoja, možno jednoducho odpovedať, že takí by sa na manžérske pozície ani nemali dostať.
Vláda musí na svojej úrovni vytvoriť jeden centrálny riadiaci útvar (nazvime ho úradom efektívnej štátnej správy - ÚEŠS ), ktorého kompetencia bude riadiť, analyzovať, koordinovať, kontrolovať a prijímať opatrenia na dosiahnutie strategického cieľa - efektívna štátna správa. Centrálne zastrešenie je dôležité najmä nutnosť systémového riešenia problému. Prostredníctvom projektového plánovania a procesného riadenia postupujú všetky štátne inštitúcie jednotne v oblasti stratégie, metodiky a časovej osi. Vláda má prehľad, v akom štádiu je projekt, aké sú prvé úspory finančné, časové, ľudské, materiálové. Vie, ktoré právne normy je potrebné upraviť, ktoré zjednodušiť a ktoré, ako neefektívne, úplne zrušiť.
ÚEŠS vypracuje systém analýza súčasného stavu „step by step". Túto analýzu vykonajú jednotlivé štátne inštitúcie presne podľa metodiky. Vykonajú analýzu a navrhnú riešenie zistených systémových chýb, ktoré pošlú do ÚEŠS. Je potrebné si uvedomiť, že inštitúcie musia vykonať analýzu v štyroch úrovniach: organizačnej, personálnej, cash flow a na tej najnáročnejšej - procesnej. Kľúčové sú procesy, od ktorých sa odvíja personálne obsadenie, organizačná štruktúra a nakoniec financie. Tu vidím kľúčový problém v snahe vlády šetriť, pretože začína z opačnej strany. Vláda môže dosiahnuť svoj cieľ - momentálne lacnejšia štátna správa, ale určite nebude efektívnejšia z dlhodobého hľadiska. A s odstupom času sa opäť dostane tam, kde je dnes.
ÚEŠS na základe analýzy vypracuje opatrenia a predloží ich kompetentným na schválenie (rezortné ministerstvá, vláda). V mnohých prípadoch nie sú samotné štátne inštitúcie schopné riešiť problém, pretože nemajú kompetencie. Príklad: Inštitúcia na základe analýzy zistí, že nepotrebuje päť odborov, ale len štyri. No nemôže zmeniť organizačnú štruktúru samovoľne, pretože tá je pevne daná nariadením vlády. Ale inštitúcia môže efektívnejšie fungovať aj bez zbytočného odboru, ktorý chce zlúčiť s iným. Alebo iný príklad: Zlý a zbytočný zákon núti inštitúciu zamestnávať ľudí, ktorí sú vyťažení na 10% oproti svojim kolegom (zistené na základe analýzy). Pokiaľ je zákon platný, niekto tú zbytočnú prácu musí robiť! Preto je potrebný ÚEŠS, ktorý tieto systémové chyby ošetrí prostredníctvom koordinácie prác na návrhoch právnych noriem. Mimochodom, novelizáciu priestupkového zákona už pripravujeme viac ako desať rokov. A stále nič!
ÚEŠS opatrenia v podobe nových procesných štandardov zavedie do praxe na všetkých úrovniach štátnej správy.
Možno sa vám bude zdať, že takýto útvar je zbytočný a neefektívny. Ja si to nemyslím. Práve naopak. Ak to z efektivitou štátnej správy myslíme naozaj vážne, mali by sme tento problém riešiť práve takto. Uvediem príklady systémových chýb, s ktorými som sa pri aplikácii EFQM vo svoje práci stretol. Zamestnancovi sa pokazila laserová tlačiareň v cene cca 100 €. Podľa predpisov musíte požiadať ministerstvo o súhlas o zakúpenie novej. Ministerstvo vám po dvoch, troch mesiacoch vyhovie, a pretože má ministerstvo zmluvu s exkluzívnym dodávateľom, dostanete tlačiareň za 800 €, čo si dodávateľ „zdôvodní". Čistá strata dva mesiace času a 700 € k tomu. Ak by sa upravili procesy tak, že úrad má na nákup techniky k dispozícii povedzme 3000 € ročne, s pomerným kumulovaným mesačným čerpaním, priamy nákup by bol efektívnejší. Iný príklad. Aby sa ušetrilo, nakupuje sa vo veľkom, napríklad x PC zostav. Urobí sa výberové konanie, dohodne cena a dátum dodania. Všetko je „v poriadku", ale! Počítače neumierajú naraz, ale postupne. Dnes sa mi pokazia dva PC a oprava by stála toľko, čo nový. Dnes je jeho cena cca 300 €, tak si kúpim dve, lebo ich okamžite potrebujem, a zaplatím 600€ (aplikácia princípu Just in Time). Prax je však iná. Opäť žiadam ministerstvo, ktoré mi dodá PC cez zmluvného dodávateľa. Ten mi dodá dve PC zostavy v hodnote 2x 900€ s monitorom, tlačiarňou a SW. Ale ja mám funkčný monitor, tlačiareň aj SW. Potrebujem len dve skrine po 300€, nič viac. Kto má chce presvedčiť o tom, že systém centrálneho obstarávania je efektívnejší? Za Ficovej vlády to bol vynikajúci biznis pre pár multimilionárov, nič viac.
Príkladov systémových porúch v štátnej správe by som mohol popísať na desiatky strán. Posledné roky som sa vo svojom voľnom čase venoval problematike systémov riadenia kvality, vitálizácii systémov a optimalizácii procesov, so zameraním na štátnu správu. Od Kaizenu, cez TQM, 6 Sigma, CAF, až po EFQM. Som pravdepodobne posledný štátny zamestnanec s vysokoškolským vzdelaním druhého stupňa zaradený v 6. platovej triede (vraj podľa zákona 400 o štátnej službe nie je diskriminácia možná) a určite jeden z mála štátnych zamestnancov, ktorý sa môže pochváliť ocenením Národná cena za kvalitu. Za „odmenu" ma minulá vláda preradila na vysunuté pracovisko 30 km od miesta bydliska. Na moje pôvodné miesto nastúpila slečna 90-60-90. Píšem to preto, že ľudí s podobnými kompetenciami musí byť v štátnej správe viac. Ak ich vláda dokáže efektívne využiť, môže ušetriť ďalšie milióny eur pri externých auditoch a zaistiť systémovú kontinuitu strategického plánovania efektívnej štátnej správy.
Podľa mojich hrubých odhadov je možné len na Obvodných úradoch ušetriť ročne viac ako 3 milióny eur a každé ušetrené euro bude podložené exaktnou analýzou. Ak k tomu prirátame ďalšie útvary špecializovanej štátnej správy, prínos do štátnej pokladne budeme rátať na desiatky a stovky miliónov, ktoré tak cíteľne chýbajú.
